Tietosuojaseloste

Rekisterin ylläpitäjä

Nakertaja - Hetteenmäen kyläyhdistys ry

Y-tunnus: 1459840 – 2

 

Yhteystiedot
Särkilahdentie 1

87830 Nakertaja

p. 0400 794 867

nakertaja@nakertaja.fi

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, työntekijöistämme- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.

Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyys sekä henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme työtekijä- tai asiakassuhteitamme tai muuta niihin verrattavia suhteita.

Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

 

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Tuula Korhonen
Talousvastaava

p. 0400 794 867
tuula.korhonen@nakertaja.fi

 

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1. Jäsenrekisteri

Yhdistys ei pidä yllä jäsenreksiteriä, koska yhdistyksen sääntöjen mukaan kaikki Nakertaja-Hetteenmäen alueen asukkaat ovat yhdistyksen jäseniä. Jäsenistön henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien ylläpito

• Sähköinen jäsenviestintä

• Analysointi ja tilastointi

• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

 

2.2. Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

• Analysointi ja tilastointi

• Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen

• Sisällöt ja niiden personointi

 

2.3. Henkilötietorekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• yhdistyksen oma raportointi

  • Työsuhteiden analysointi ja tilastointi

• Kaupungin ja yhdistyksen välisen kumppanuussopimukseen liittyvä tilastointi

  • Työsuhteiden analysointi ja tilastointi

 

2.4. Palkkatietorekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Palkanmaksu

• Verohallinto

• Kela

• Vakuutusyhtiöt

Käsittelytarve perustuu henkilötietolain 8 § kohtaan 5. Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen.

 

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Jäsenrekisteri

Tarpeen mukaan käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

• mahdolliset luvat ja suostumukset

• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot

• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

 

3.2. Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

• työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,

• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot

 

3.3. Henkilötietorekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli

• työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,

• työsuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot

 

3.4. Palkkatietorekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet

• demografiatiedot

• työsuhdetta koskevat tiedot,

• maksutiedot

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1. Jäsenrekisteri

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

 

4.2. Asiakasrekisteri

• rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,

• yhdistyksen laskutusrekisteristä

• erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

 

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Yhdistys säilyttää henkilötietoja kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Kirjanpitoaineisto säilytetään seuraavasti (Kirjanpitolaki 10 §, ennakkoperintälaki 36 §):

 

Säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisestä. Asiakirjat säilytetään niin, että kirjausketjun säilyy eikä niitä muuteta eikä poisteta säilytyksen aikana. Aineiston muotoa saadaan kuitenkin muuttaa, jos tämä on tarpeen esimerkiksi muuton takia.

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti (Työsopimislaki 6. luku 7 §).

• työsopimukset 10 vuota (työntekijöiden työsuhteiden kestoajasta sekä siitä, minkälaisia työtehtäviä työntekijät tekivät).

• ajopäiväkirjat 6 vuotta

• työnhakuasiakirjat 2 vuotta

• tuntilaput 1 vuotta

 

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

 

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

• Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

• yhteistyössä eri viranomaistahojen (mm. työvoimahallinto, kunnan sosiaalitoimi, terveystoimi, opetustoimi) kanssa.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Nakertaja-Hetteenmäen kyläyhdistys ry
Särkilahdentie 1, 87830 Nakertaja

tai sähköpostitse osoitteeseen

nakertaja@nakertaja.fi

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa

Särkilahdentie 1, 87830 Nakertaja

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse nakertaja@nakertaja.fi

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse nakertaja@nakertja.net

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse nakertaja@nakertaja.net.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse nakertaja@nakertaja.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Kylätalo Vanahiksella on sähköinen hälytysjärjestelmä, joka on toiminnassa toimistoajan ulkopuolella. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.